どうも、asiyutaです。
管理職になり暫くたちますが、最近、部署の生産性をさらに高めるにはどうすればよいか…を色々と考えておりました。そして考えた結果、部下の生産性を高めるのが一番重要そうだな、となったので、部下育成関係の本を色々と読んでおりました。
今日は、読んだうえで、私が考えた「部下の生産性を高める方法」をまとめたいと思います。
悩まれている管理職・マネジャーの方々の参考になれば幸いです。
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１．マネジャーの役割は、他者（主に部下）を通じて成果を上げること。限られた時間の中で、レバレッジをかけて、部下の成果の最大化を図ることが重要、とまずは肝に銘じる。
この考え方は、以下２冊で共通して言われており、自分としても、一番意識しないといけないことだなと思います。
駆け出しマネジャーの成長論 - 7つの挑戦課題を「科学」する (中公新書ラクレ)
２．部署が生み出すべき成果を定め、部下に適切に仕事を割り振る。先を見据えて、常にチームのタスクを用意しておく。
次に大事なこととして、部下に適切な仕事を依頼することです。部下に些末な仕事を依頼していては、いつまでたっても部署・部下の生産性は高まりません。会社の利益にとって重要な仕事は何かを理解したうえで、その重要な仕事をしっかり部下に割り振ることが重要と考えます。また、依頼する際は、部下の能力・業務状況・モチベーションを勘案して依頼することが大事です。
３．部下のタスク習熟度に応じて、フォローの仕方を変える。
依頼した仕事のフォローは、部下のタスク習熟度に応じて、方法を変えます。
- 習熟度低：「何を、いつ、どうやって行うか」を明確に示して指示します。つまりティーチングを行います。時には専門知識・スキルの不足を解消するためレクチャーします。
- 習熟度中：コーチングにより、部下に問いかけて、自己解決を促します。部下の意欲向上、判断力向上を支援することを意識します。
- 習熟度高：目標設定をし、あとは仕事の進捗をモニターするに留めます。放置はせず、よい行いは称賛し、悪い行いは修正します。（１分間マネジャーの世界。新1分間マネジャー――部下を成長させる３つの秘訣）
自分の部下が、どのレベルにあるかをしっかり見極めて、フォロー方法を使い分けます。習熟度高を目指して、根気強くティーチングから階段を上る必要があります。
４．丸投げせず、必ず進捗を見て、フォローする。仕事の手戻りを防ぎつつ品質を高める為、一番初期に状況確認と支援をする。
仕事を進める部下を、物を作っている生産ラインと仮定すると、工場管理者は生産指示を出した後に完成するまで放置はせず、必ず進捗状況を管理して、時には品質の段階検査を行います。また、どこで検査をすることが一番効果的かというと、材料をラインに投入する前の材料購入段階で行うことが、無駄な作業が発生せず、一番効率的です。
これと同じように考えると、仕事を依頼し、とりかかって概ねの方向性・ラフ案ができたタイミングで検査（部下の仕事を確認する）のが一番効果的だし、依頼した仕事は放置せずに進捗を追うべき、ということは自明かと思います。
放置して部下の仕事の出来上がりに苦言を呈するのは、何にも管理せず不良品を生み出したうえで文句を言っている工場管理者と同じです。
５．部下と話すときは、相手の表情・雰囲気を見る。相手を認める。相手にやる気を出させる。
マネジャーが部下に対してできることといえば、「仕事を任せ」「訓練し」「モチベーションをあげる」くらい。その内の「モチベーション」を高める為、まずは相手をしっかり受け入れ、関係性を構築したうえで、会社・個人にとっての仕事の意義を説明したり、よい点を称賛したりして、やる気を引き出すことが重要です。
６．何を相談してほしいかは、具体的に明示する。
「何かあったら相談して」では、相談はないと思え。部下から報連相が適切に上がってくるとは思うな。基本的に「○○の業務について、判断に迷う場面があったら相談して」等具体的に報連相欲しい場面を例示しないと、相談はないと思え。
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以上の指針をもとに、かつ、なるべく非定型業務を定型化して効率化するために、部下との面談を有効活用した以下２つの方法を実行します。
①毎日夕方に５分間面談を実施（日報の代わり）。
その場では、業務の進捗状況・進め方の確認、相談を実施する。
意識することは、相手の習熟状況に応じて、ティーチング、コーチング、１分間マネジャーを使い分けること、相手の表情・雰囲気を見て話すこと、よい点は必ず褒めること、悪い点は修正したうえで期待していることを具体的に伝えること、仕事の進め方で報連相欲しい場面を具体的に伝えること。
「５分」の面談によって、翌日の「８時間」の生産性にレバレッジをかける。
②毎月、３０分の面談を実施して、業務を任せる
部署としてやるべき仕事を洗い出し、優先順位を整理し、部下の状況を把握したうえで、仕事の振り分けを行う。部下をストレッチゾーンに置くことを意識する。
中々、日々の業務の中で仕事の割り振りを見直すことは難しいので、しっかり時間を設けて、会話の中で業務の割り振りを見直す場を設ける。（月１でなくても、もっと高頻度でもよさそうだが…）
「３０分」の面談により、翌１か月の生産性にレバレッジをかけます。
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以上、簡単にまとめてみました。
とりあえず、ここに記載した内容で実践してみておりますが、また時期が来たら改善・見直して、自分なりのマネジメント手法を確立していきたいなと思います。
ではまた。
※参考
